El Mexicansk socialsikkerhedsinstitut (IMSS) har taget et vigtigt skridt i sin digitale transformationsstrategi ved at fastslå, at e.signatur, eller avanceret elektronisk signaturDet vil være et obligatorisk krav at gennemføre flere af deres arbejdsgiverrelaterede procedurer online. Denne beslutning påvirker direkte virksomheder, arbejdsgivere og juridiske repræsentanter, der administrerer medarbejderregistreringer, overførsler og arbejdsgiverregistreringer via internettet.
Med denne foranstaltning søger organisationen strømline processer, styrke informationssikkerheden og reducere papirforbruget i deres administrative procedurer. Fra den dato, der er angivet i aftalen, vil det ikke længere være muligt at gennemføre visse digitale procedurer, hvis brugeren ikke har en gyldig elektronisk signatur udstedt af Skatteforvaltningen (SAT).
IMSS vil gøre e-firmaet obligatorisk i onlineprocedurer
Den nye ordning blev defineret i en aftale fra IMSS' tekniske råd og udgivet i Forbundstidende (DOF)hvilket giver den officiel status. Fra dens ikrafttræden vil den elektroniske signatur ophøre med at være et valgfrit tilbehør og vil blive det primære værktøj til at verificere identitet i elektroniske arbejdsgiverprocedurer.
Instituttets myndigheder forklarer, at den avancerede elektroniske signatur vil give mulighed for verificere mønstrenes identitet mere præcistat reducere dataindtastningsfejl og give større retssikkerhed for transaktioner, der udføres via institutionelle portaler. Dette styrker brugen af digitale kanaler som den foretrukne metode at interagere med IMSS vedrørende tilmelding og afhentning.
Implementeringen af denne forpligtelse er ikke begrænset til en teknisk ændring, men er en del af en hybrid plejemodel Dette system kombinerer onlineprocesser med personlige trin for visse procedurer. I alle tilfælde, hvor den digitale metode anvendes, vil den elektroniske signatur være det centrale element til at autentificere brugeren.
Hvilke IMSS-procedurer kræver en obligatorisk elektronisk underskrift?
Aftalen præciserer, at avanceret elektronisk signatur vil være uundværlig for en række online arbejdsgiverprocedurer, især dem, der vedrører virksomhedsregistrering og medarbejderadministration. Blandt de mest relevante procedurer er:
- Arbejdsgiverregistrering og tilmelding til erhvervsrisikoforsikringenProcedure kræves for at registrere en ny virksomhed, arbejdsgiver (enkeltperson eller juridisk enhed) samt for at genoptage aktiviteter før IMSS.
- Tildeling af den unikke arbejdsgiverregistrering (RPU)administration, der tillader gruppering af flere arbejdsgiverregistreringer under en enkelt nøgle, hvilket letter overholdelse af forpligtelser og kontrol af bevægelser.
- Meddelelser om ændringer i medarbejdertilhørsforholdOmfatter nyansættelser, opsigelser og lønændringer, der sendes digitalt til instituttet.
I tilfælde af meddelelser om ændringer i tilhørsforholdArbejdsgiveren vil kunne bruge den elektroniske signatur til elektronisk at validere masseindsendelser af oplysninger, f.eks. når man signerer en PDF med et digitalt certifikatDette er især nyttigt for virksomheder med et stort antal medarbejdere. Systemet understøtter f.eks. upload af filer i et specifikt format for flere poster i én operation.
IMSS præciserer, at når disse samme procedurer udføres personligt ved vinduetAndre former for identifikation og dokumentationskrav vil stadig eksistere. Når proceduren udføres online, vil e.firma (elektronisk signatur) dog være det nødvendige middel til at verificere arbejdsgiverens eller den juridiske repræsentants identitet.
Derudover er den elektroniske signatur integreret som et teknisk krav i procedurer relateret til Arbejdsgivers elektroniske identifikationsnummer (NPIE) og digitalt certifikat, instrumenter, der anvendes til at sikre onlinekommunikation mellem instituttet og virksomhederne.
Datoer og ikrafttrædelsesdato for den nye forpligtelse
Selve aftalen, som er offentliggjort i Forbundets Tidende Det fremgår, at de nye regler vil begynde at gælde. femten hverdage efter offentliggørelsenDenne frist blev sat for at give både instituttets interne afdelinger og brugerne tid til at tilpasse sig systemerne og kravene forbundet med den elektroniske signatur.
I praksis betyder denne henstandsperiode, at fra den angivne dato, Procedurer, der iværksættes efterfølgende, skal nødvendigvis have en gyldig elektronisk signaturEnhver anmodning, der indsendes efter ikrafttrædelsen, uden dette autentificeringselement, kan ikke gennemføres digitalt.
På den anden side gør IMSS det klart, at de procedurer, der allerede var indledt, før aftalen trådte i kraft De kan udfyldes i overensstemmelse med de tidligere regler. Det vil sige, at der ikke vil være nogen forpligtelse til at omkonfigurere igangværende procedurer eller genstarte ansøgninger, der allerede er indsendt på grund af manglende elektronisk underskrift, forudsat at de er påbegyndt inden for den tidligere lovgivningsmæssige ramme.
Angivelsen af datoer og den eksplicitte omtale af igangværende processer har til formål at undgå forvirring blandt virksomheder og begrænse omfanget af det nye krav til procedurer genereret under den nye ordning og ikke til procedurer, der allerede var i gang hos underdelegationerne eller på de elektroniske platforme.
Forholdet til forenkling og digitalisering af procedurer
Kravet om en elektronisk underskrift optræder ikke isoleret, men inden for en en bredere proces med administrativ modernisering som IMSS har fremmet i samarbejde med føderale digitale transformationsagenturer. Et af målene er, at der gradvist skal ske en en større andel af procedurerne kan gennemføres online uden at skulle fysisk møde op på kontorerne.
I denne sammenhæng er den elektroniske signatur ved at blive etableret som adgangsnøgle til onlinetjenesterDette supplerer andre værktøjer såsom NPIE, digitale certifikater og den fremtidige digitale fil. Ideen er, at arbejdsgiver- og medarbejderoplysninger vil blive administreret på sikre platforme med automatiske registreringer af, hvem der udfører hver operation, og hvornår den udføres.
Denne tilgang er i overensstemmelse med tendenser, der observeres i andre offentlige forvaltninger, både i Mexico, ligesom i forskellige europæiske landehvor elektronisk identifikation og digitale signaturer er blevet standarder for adgang til offentlige tjenester. Selvom IMSS fokuserer på den mexicanske kontekst, ligner modellen for obligatorisk brug af elektroniske signaturer den, der anvendes i europæiske e-forvaltningssystemer.
Derudover giver digitaliseringen mulighed for krydsreferencering af data i realtid med andre institutionelle databaser, forbedre interne kontroller og reducere gentagelsen af dokumentationskrav, hvilket resulterer i mindre rejseaktivitet og mindre arbejdsbyrde for vindues- og arkivområderne.
Andre relaterede ændringer: biometrisk CURP og digital registrering
Sammen med kravet om at bruge e.firma (elektronisk signatur) i onlineprocedurer har IMSS foreslået yderligere justeringer af måden, hvorpå personer identificeres og til at gemme oplysninger om modtagere og arbejdsgivere. Blandt de mest fremtrædende funktioner er Biometrisk CURP som fremtidig reference til personlig identifikation.
Mens dette dokument implementeres fuldt ud på nationalt plan, vil instituttet fortsat acceptere gyldige officielle billedlegitimationer til procedurer ansigt til ansigt. Når CURP med biometriske data er tilgængelig og udbredt, forventes det dog at blive det primære middel til identitetsbekræftelse før IMSS på mexicansk territorium.
Derudover arbejder institutionen på udviklingen af en digital filDenne fil, der er udtænkt som en "enkelt elektronisk fil", der centraliserer personoplysninger, transaktionshistorik, dokumenter og administrative handlinger, vil gradvist erstatte traditionelle fysiske arkiver og give mulighed for Dokumenterne konsulteres og valideres i digitalt format. af autoriseret personale fra enhver administrativ enhed.
Kombinationen af biometrisk CURP (Unique Population Registry Code), digitale registre og elektroniske signaturer skaber et miljø, hvor identitet og oplysninger om arbejdsgivere og medarbejdere primært vil blive administreret elektronisk. Dette system, der ligner det, der allerede anvendes i flere europæiske forvaltninger, har til formål at styrke informationssikkerheden og mindske risikoen for personefterligning eller datamanipulation.
Anbefalinger til arbejdsgivere og juridiske repræsentanter
I betragtning af den forestående obligatoriske brug af elektroniske signaturer i adskillige onlineprocedurer anbefaler IMSS selv at arbejdsgivere, juridiske repræsentanter og revisionsfirmaer Tag en række forholdsregler for at undgå tilbageslag, når du håndterer dine forpligtelser.
Først og fremmest er det vigtigt verificér at den elektroniske signatur er gyldigHvis certifikatet er udløbet eller er ved at udløbe, anbefales det at forny det hos SAT eller, hvis det er relevant, gendan adgangskoden til FAITHFUL med tilstrækkelig forudgående varsel, da det uden en aktiv underskrift ikke vil være muligt at gennemføre de elektroniske ansøgninger, der er omhandlet i aftalen.
Det foreslås også, at de personer, der er ansvarlige for procedurerne, er Gør dig bekendt med brugen af e-signatur på officielle digitale platformefra både SAT og IMSS. Dette indebærer at forstå, hvordan filerne knyttet til signaturen, adgangskoderne og trinnene til elektronisk forsegling af formularerne (eller Underskriv Office-dokumenter) og hvordan man verificerer, at forsendelsen er foretaget korrekt.
Endelig er det nyttigt at gennemgå det på forhånd. Hvilke virksomhedsprocedurer udføres online? og hvilke der fortsat vil blive behandlet personligt, således at dokumentationen kan organiseres internt, og den eller de personer, der skal udøve digital repræsentation inden instituttet, kan udpeges.
Med disse ændringer bevæger IMSS sig mod en ledelsesmodel, hvor e.firma bliver et nøgleelement for at operere i digitale miljøerDette baner også vejen for elektroniske registre og mere udbredt biometrisk identifikation. For virksomheder og arbejdsgivere indebærer tilpasningen til denne nye ramme en indledende tilpasning, men også muligheden for at have mere strømlinede, sporbare og mindre papirafhængige processer.
